Переведення компанії на електронний документообіг
Greetings 👋
My name is Alexander, I am your personal manager. Let me help you!
-
- Link copied
-
-
-
-
Publication date: 20.06.2025
Recently, our team was asked a question: “Хочу відмовитись від паперових документів, але не впевнений, чи все буде законно.”
We wanna share the answer from our specialists:
13.06.2025 13:52:44 Відмова від паперових документів і перехід на електронний документообіг є актуальною темою, і в багатьох країнах це вже стало нормою. Ось кілька кроків, які допоможуть вам зробити цей перехід законним: 1. **Законодавство**: Переконайтеся, що у вашій країні існує законодавча база для використання електронних документів. В Україні, наприклад, діють закони про електронний документообіг та електронні довірчі послуги. 2. **Електронний підпис**: Використовуйте кваліфікований електронний підпис (КЕП), який має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис на папері. 3. **Програмне забезпечення**: Оберіть надійне програмне забезпечення для управління електронними документами, яке відповідає вимогам безпеки та зберігання даних. 4. **Архівування**: Забезпечте належне архівування та резервне копіювання електронних документів відповідно до вимог законодавства. 5. **Інструкції та політики**: Розробіть внутрішні інструкції та політики щодо роботи з електронними документами і навчіть співробітників їх використовувати. 6. **Партнери та контрагенти**: Узгодьте перехід на електронний документообіг із вашими партнерами та контрагентами, щоб забезпечити взаєморозуміння і підтримку з обох сторін. Перевіряючи всі ці аспекти, ви можете бути впевнені у законності переходу на електронний документообіг у вашій організації або особисто для себе. Якщо у вас залишаються сумніви або питання щодо конкретних ситуацій, рекомендується проконсультуватися з юристом або фахівцем із питань інформаційної безпеки.
13.06.2025 14:30:52 Як перейти на електронний документообіг: Розробити положення про впровадження ЕДО. Компанія повинна розробити внутрішні положення і видати наказ про електронний документообіг. В них слід зазначити, які саме процеси будуть відбуватися в електронній формі, які відділи і співробітники будуть у них задіяні. Після цього потрібно ознайомити працівників компанії зі змінами в документообігу. Узгодити перехід на ЕДО з партнерами. Якщо компанія впроваджує зовнішній електронний документообіг, потрібно сповістити про це контрагентів і укласти з ними додаткові угоди про електронний документообіг. Обрати провайдера ЕДО. Сьогодні провайдери пропонують різні системи електронного документообігу для різних потреб бізнесу. Обирайте СЕД, виходячи з індивідуальних потреб компанії. Розробити план впровадження системи електронного документообігу. Він включає технічне впровадження СЕД, навчання співробітників тощо. Отримати кваліфіковані електронні підписи для всіх відповідальних співробітників.
15.06.2025 13:22:23 Вітаю! Повністю відмовитись від паперових документів неможливо, оскільки є вимоги законодавства, які в деяких випадках передбачають необхідінсть паперових документів. Крім того, відсутність паперових документів несе великі ризики втрати інформації та документів взагалі внаслідок, наприклад, технічного збою. в той же час, мінімізація паперових документів заощаджує час та гроші, є перспективним тьа розумним кроком, електронні документи мають підписуватись КЕП, їх електронна база має бути надійно захищена.
18.06.2025 17:50:25 Вітаю. Повний або частковий відмова від паперу — законна, якщо: ви затвердили Положення про ЕДО, використовуєте КЕП, дотримуєтесь формальних вимог до документів, забезпечуєте їх зберігання відповідно до строків. ЕДО має рівну правову силу з паперовими документами та відповідає міжнародним стандартам. Практична дія: кроки впровадження Отримайте КЕП для юридичної особи та необхідних співробітників. Розробіть і затвердіть в компанії Положення про ЕДО з підписанням віддиректора. Оберіть платформу ЕДО (наприклад, Дія.Бізнес, M.E.Doc, Вчасно) й переведіть первинні (рахунки, договори) та внутрішні документи в електронну форму. Налагодьте збереження і резервування документів відповідно до норм. Навчіть персонал роботі з ЕДО, перевірці КЕП і збереженню.
Similar services and articles
In the CONSULTANT mobile app
As a Client, you are freed from all financial risks when collaborating with Contractors, as the payment amount is reserved by our service and is paid to the Contractor only after receiving confirmation from you about the completion of the stage.
If the service is not provided, the funds are returned to you. The service takes on all financial risks and acts as a guarantor and custodian of funds, and in case of disputes between the parties, acts as an independent Arbitrator.
Your money is in safe hands!
- Address Україна, м. Київ, 01601, вул. Мечникова 2, пов. 16
- Email support@consultant.net.ua
- Phone 380730044470
Let us know what you did not like, we are working on improving our service every day!
-
Ukraine
+380
-
Poland
+48
-
United Kingdom
+44
-
United States
+1
-
Other
+
