Дата публикации: 29.04.2024
мовою окупанта не спілкуюсь
Ведение протокола заседания экспертной комиссии и оформление выписки из него
Протокол заседания экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, любого другого юридического лица (далее – юридическое лицо) ведет секретарь этого органа непосредственно во время заседания. После заседания в течение определенного срока, определенного в положении экспертной комиссии (обычно в пятидневный срок), секретарь уточняет протокол, сверяет с письменными и/или аудиовизуальными записями, редактирует и оформляет должным образом.
Если в юридическом лице документирование управленческой информации осуществляется в электронной форме с применением квалифицированной электронной подписи, квалифицированной электронной печати и квалифицированной электронной отметки времени, протокол заседания экспертной комиссии может быть оформлен как электронный документ. Впрочем, из этого электронного протокола, согласно действующему законодательству, обязательно должна быть изготовлена заверенная бумажная копия. Ведь этот документ имеет длительный срок хранения.
Возможно вам будет интересно прочитать статьи на следующие темы: взыскание долга с зарплаты взыскание зарплаты через суд взыскание задолженности по зарплате взыскание заработной платы взыскание заработной платы в судебном порядке
В случае необходимости секретарь изготавливает из окончательного варианта протокола, подписанного председателем заседания и утвержденного руководителем юридического лица, необходимое количество подъемников. Протокол заседания и выписка из него имеют определенные особенности и отличия в оформлении.
Читайте также: Какие вопросы нуждаются в созыве заседания экспертной комиссии
Составление и оформление протокола
При оформлении протокола, в частности, определения состава и местоположения его реквизитов, следует руководствоваться Национальным стандартом Украины ДСТУ 4163:2020 «Государственная унифицированная система документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным приказом Государственного предприятия «Украинский научно-исследовательский и учебный центр проблем стандартизации, сертификации и качества» от 01 июля 2020 № 144 (далее — ДСТУ 4163:2020). При этом следует отметить, что ДСТУ 4163:2020 дает только общие рекомендации по оформлению всей организационно-распорядительной документации, не выделяя конкретных видов документов. К тому же, этот стандарт не содержит образца оформления протокола.
Об образце протокола заседания экспертной комиссии
Образец протокола заседания экспертной комиссии (любого другого совещательного органа) или по крайней мере шаблон этого документа должен прилагаться к индивидуальной инструкции по делопроизводству юридического лица или содержаться в сборнике (альбоме) унифицированных (типичных) форм документов юридического лица, разработку которого можно заказать у специалистов по делопроизводства и архивного дела. Такой сборник (альбом) очень полезен для документационной деятельности юридического лица, ведь он обеспечивает качественную подготовку документов и сокращает рабочее время работников для выполнения подобных задач.
Оформление и реквизиты протокола
Протокол может быть оформлен на:
• общем бланке юридического лица;
• специальном бланке протокола (при наличии такого бланка);
• стандартных листах бумаги формата А4 (210 мм × 297 мм) с обязательным воспроизведением реквизитов, установленных ДСТУ 4163:2020, а именно:
— изображение Государственного Герба Украины или эмблемы юридического лица или торговой марки (знака для товаров и услуг);
- наименование юридического лица высшего уровня (при наличии);
- наименование юридического лица;
- название вида документа (ПРОТОКОЛ);
- дата документа;
- регистрационный индекс документа;
- место составления документа;
- гриф утверждения документа;
- заглавие к тексту документа (Заседание экспертной комиссии);
- текст документа;
- подпись;
- Отпечаток печати на грифе утверждения;
- Отметка о наличии экземпляра с бумажным (электронным) носителем информации.
Регистрационным индексом протокола есть порядковый номер заседания в пределах календарного года. Например, если заседания экспертной комиссии проводятся ежеквартально, то через год будут подготовлены четыре протокола, которые будут иметь соответствующие регистрационные индексы от № 1 до № 4. Напомним, что протоколы заседаний различных коллегиальных, совещательных или других органов (комиссий, советов и т.п.) регистрируют, формируют в дела и хранят раздельно. Дело с протоколами экспертной комиссии должно иметь такое заглавие, например:
"Протоколы заседаний экспертной комиссии за 2023 год".
Местом составления протокола является непосредственно населенный пункт (город, село, поселок), где было проведено заседание, а не адрес, по которому зарегистрировано юридическое лицо.
