Подробнее
Дата публикации: 07.05.2024
мовою окупанта не спілкуюсь
Электронный документооборот в условиях войны: как работодателю организовать процесс подписания кадровых документов на предприятии
С начала введения военного положения в Украине многим работникам пришлось покинуть свои постоянные места жительства. Сейчас им приходится работать удаленно, поэтому они не могут каждый раз приезжать на предприятие, чтобы вживую подписать необходимые кадровые документы.
В связи с тем, что обмен и подписание документов в какой-то мере усложнился, был принят ряд законодательных изменений в сфере электронного документооборота (далее – ЭДО). К тому же было предоставлено разъяснение государственного органа, как по состоянию на сегодняшний день работники могут подписывать кадровые документы «отдаленным» способом.
Законодательные изменения в сфере ЭДО
В октябре 2022 года был внесен ряд изменений в «Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовку к передаче на архивное хранение», утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 11 ноября 2014 № 1886/5:
1. Документы временного хранения теперь могут быть подписаны не только с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП), но и усовершенствованным и другим видом электронной подписи, о которой стороны договорятся. Например, для подписания таких документов можно использовать программу DocuSign, Adobe Acrobat Sign и другие.
2. Было убрано требование, что создание документов по кадровым вопросам (личному составу) в электронной форме предприятия должно быть согласовано с архивным учреждением. Такие изменения вполне понятны, поскольку у нас в законодательстве до сих пор не было предусмотренного действенного механизма такого согласования с архивами.
3.Установлено, что создание в учреждениях документов временного хранения (до 10 лет включительно) в бумажной форме не обязательно. В частности, документами временного хранения являются:
• заявления о предоставлении отпусков, графики отпусков;
• документы (отчеты, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени, письма) об учете рабочего времени;
• копии справок, выданных работникам о стаже и месте работы, заработной плате и т.д.
Если такие документы были созданы в электронной форме, то отсутствует потребность создавать их еще и в бумажной форме.
Определено, что бумажной формой электронного документа является заверенная бумажная копия, созданная с учетом инструкции по делопроизводству предприятия. Более того, прохождение в делопроизводстве предприятия одного и того же документа в электронной и бумажной форме не допускается.
Итак, как видно, теперь отсутствует требование о согласовании с архивом возможности введения электронного документооборота на предприятии. К тому же, не обязательно создавать в бумажной форме документы временного хранения. Они могут быть в электронной форме, подписаны разными видами электронной подписи, а не только КЭП.
Подписание документов удаленно
Теперь можем руководствоваться ст. 7 ЗУ «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения», где предусмотрена возможность использования альтернативных способов обмена кадровыми документами, определяемыми по соглашению сторон. Также в условиях войны следует учесть и разъяснение Национального агентства Украины по вопросам государственной службы (НАДС). Хотя это и разъяснение органа, регулирующего деятельность работников-госслужащих, однако в сегодняшних условиях его можно применить и к работникам частных предприятий, потому что там объясняется общая процедура подписания кадровых документов во время действия военного положения.
Порядок согласования сторонами способа обмена кадровыми документами
Если рассматривать ситуацию, когда подписать документ с помощью КЭП нет возможности, то, конечно, лучшим вариантом будет написать работнику заявление от руки о согласии на электронную коммуникацию с работодателем, сфотографировать его и отправить его работодателю. Однако если такой возможности тоже нет, то можно отправить работодателю электронное сообщение с таким содержанием, например:
«В связи с введением военного положения прошу обмениваться со мной всеми необходимыми документами по вопросам трудовых отношений с помощью моей электронной почты (hidden) или мессенджера Skype (пользователь Lidi_ja). Этим заявлением подтверждаю, что все сообщения и документы, отправленные и в будущем посылаемые по моей электронной почте или мессенджеру Skype по этим вопросам, будут считаться моим настоящим волеизъявлением».Пособие «Оптимизация трудовых отношений в период военного положения: ТОП-55 ответов»
Если работник собирается использовать мессенджеры, то следует максимально детализировать все идентификаторы, чтобы потом не возникло никаких сомнений в авторстве сообщения, которое будет отправлено через такой мессенджер. Кроме названия, следует указать также логины, ники, номер телефона и т.д.
Далее работодателю необходимо сделать снимок экрана с этим сообщением и хранить у себя. Затем на основании таких заявлений выдать приказ, что коммуникация будет вестись с работниками по электронной почте (или мессенджеру), о котором указано в заявлении. В приказе нужно вписать фамилии работников и методы коммуникации с ними. Как возможный вариант, следует вписать фамилии работников и отметить, что создание, пересылка и хранение приказов (распоряжений), уведомлений и других документов по вопросам трудовых отношений будет происходить через корпоративные почты сотрудников или через другой способ, о котором стороны договорились. Далее этот приказ следует отправить работнику на ознакомление. Обратите внимание, что при отправке приказа для ознакомления не нужно присылать приложение к приказу, потому что там содержится перечень персональных данных других работников, не подлежащий разглашению.
После проведения вышеуказанных действий предприятие сможет в дальнейшем обмениваться с работником кадровыми документами посредством способа, определенного в заявлении и приказе. В таком случае можно не использовать электронную подпись. Достаточно отправить текстовое сообщение, из которого работодатель делает снимок экрана и сохраняет у себя.
Знакомство с приказами и другими кадровыми документами
Если у кадровой службы предприятия возникает необходимость ознакомлять работника с приказами или другими документами, то это может происходить через электронную почту (или другое средство, согласованное сторонами).
Чтобы ознакомить с приказом многих работников одновременно, работодателю можно отправить по электронной почте подписанный директором приказ, поставив в качестве адресата всех работников, к которым этот приказ относится. Затем каждый работник в ответ на такое письмо пишет, что «с Приказом № ___ ознакомлен».
После этого работодателю необходимо составить протокол фиксирования доведения информации или документов к сведению работников (далее – Протокол), где указывается, что работники с Приказом № ___ ознакомлены. Протокол составляется в любой форме.В нем желательно максимально подробно зафиксировать следующие сведения:
• дата, время и место составления Протокола;
• дата, время, основание и способ отправки документов;
• название должностей, фамилии и имени работников, которым были присланы документы;
• контактная информация работников, по которой им были направлены документы;
• содержание присланных документов (в сокращенном виде);
• сведения о работнике, составившем Протокол, его подпись и дата.
К тому же в такой протокол следует внести в виде приложений снимки экрана, служащие подтверждением факта отправки работникам таких кадровых документов.
Возможно Вам будет интересно прочитать статьи на следующие темы: взыскание долга с зарплаты взыскание зарплаты через суд взыскание задолженности по зарплате взыскание заработной платы взыскание заработной платы в судебном порядке взыскание заработной платы через суд
Увольнение работника удаленно
Что касается увольнения работника, то заявление об увольнении тоже может подаваться через электронные средства связи (при условии предварительного согласия сторон на это). Так же и ознакомление с приказом. Однако учитывая, что увольнение работника предусматривает прекращение трудовых отношений, все же во избежание возможных споров в будущем советуем посылать заявление об увольнении не обычным текстовым сообщением в электронной почте, а фотографией заявления, написанного работником от руки. После этого лучшим вариантом будет обменяться оригиналами документов (в бумажной форме или подписаны КЭПом), как только появится такая возможность.
Выводы
Подводя итог вышеуказанному, можно утверждать, что украинское законодательство отреагировало на сегодняшние вызовы, вызванные войной. В результате был принят ряд изменений в порядок осуществления ЭДО, чтобы упростить эту процедуру в столь непростые времена. К тому же мы можем наблюдать определенные послабления относительно способов подписания кадровых документов.Это значительно упрощает обмен кадровыми документами между сторонами.
Продолжат ли действовать такие изменения после завершения военного положения – пока неизвестно. Однако искренне верим, что война как можно скорее закончится и нашим законотворцам удастся адаптировать принятые изменения уже к послевоенному законода
