Дата публікації: 07.08.2024
Навчаюсь на третьому курсі Державного університету економіки і технологій. Спеціалізуюсь на договірному, господарському та корпоративнмоу праві, зокрема, надаю консультації та пишу фахові статті.
Інвойс (або рахунок-фактура) – це важливий комерційний документ, який використовують для документування продажу товарів або послуг і підтвердження зобов'язання клієнта оплатити ці товари чи послуги. Ось основні аспекти, які стосуються інвойсів:
Зміст інвойсу:
- Реквізити постачальника: Назва компанії, адреса, контактні дані, ідентифікаційний код (ЄДРПОУ для України), банківські реквізити.
- Реквізити покупця: Назва компанії (або ім'я фізичної особи), адреса, ідентифікаційний код.
- Дата виписки: Дата, коли інвойс був складений.
- Номер інвойсу: Унікальний ідентифікаційний номер інвойсу для обліку і відстеження.
- Опис товарів/послуг: Перелік наданих товарів чи послуг, їх кількість, одиниці виміру.
- Ціни і суми: Вартість одиниці товару або послуги, загальна вартість, сума ПДВ (якщо застосовується), загальна сума до сплати.
- Умови оплати: Термін оплати, способи оплати, інформація про можливі штрафи за затримку.
Питання
Яке функціональне призначення інвойсу?
Відповідь
Інвойс є доказом угоди між постачальником і покупцем, що допомагає уникнути спірних ситуацій. Інвойси використовуються для ведення бухгалтерського обліку, управління фінансами і контролю дебіторської заборгованості. Інвойс є основним документом для нарахування і сплати податків, таких як ПДВ (в Україні) або інші податки, що стосуються торгівлі.
Питання
Чи встановлені вимоги до інвойсів?
Відповідь
Інвойси повинні відповідати вимогам законодавства країни, в якій ведеться бізнес. В Україні це передбачено Податковим кодексом і бухгалтерськими стандартами. Інвойси слід зберігати впродовж визначеного законодавством терміну (зазвичай 3-5 років) для податкових і аудиторських перевірок.
Питання
Чи може видаватися інвойс в електронній формі?
Відповідь
Сучасні технології створюють можливість використання електронних інвойсів, які автоматизують процеси обліку і платіжного моніторингу. Вони повинні відповідати стандартам електронного документообігу та податковим вимогам. Електронний документ прирівнюється за своїм юридичним значенням до документу в паперовій формі.
Корисні поради:
- Перевірка даних: Завжди перевіряйте точність інформації в інвойсі, щоб уникнути помилок і непорозумінь.
- Вчасна виписка: Виписуйте інвойси у належний час після надання товарів або послуг, щоб уникнути затримок у оплаті.
- Юридична консультація: Якщо у вас є сумніви щодо правильності оформлення інвойсу або вимог законодавства, зверніться до юриста або бухгалтера.
Види інвойсів, що застосовуються в зовнішньоекономічній діяльності:
Проформа-інвойс і комерційний інвойс – це два різні типи рахунків, які використовуються в комерційних операціях, і кожен з них має свою специфіку і призначення. Ось детальніше про ці документи:
- Проформа-інвойс (Proforma Invoice)
Попередній документ: Проформа-інвойс є попереднім рахунком, що надає інформацію про обов'язок продавця надати товари або послуги за зазначеною ціною.
Не є остаточним рахунком: Цей документ не підтверджує факт відвантаження товару або надання послуг, і ціна та перелік товарів можуть бути змінені до оформлення остаточного замовлення.
Використання: Проформа-інвойс часто використовується для: гуманітарної допомоги, участі у виставках, акціях, або аукціонах, або ж для отримання підтвердження від покупця перед відвантаженням або наданням послуг.
- Комерційний інвойс (Commercial Invoice)
Остаточний рахунок: Комерційний інвойс є остаточним рахунком, який підтверджує продаж товарів або послуг і є підставою для розрахунків між продавцем і покупцем. Митна декларація: Цей документ є обов'язковим для митної декларації при експорті товарів через міжнародні кордони. ПДВ і митні збори: На основі комерційного інвойсу розраховуються ПДВ та митні збори. Митна декларація: Цей документ є обов'язковим для митної декларації при експорті товарів через міжнародні кордони. ПДВ і митні збори: На основі комерційного інвойсу розраховуються ПДВ та митні збори.
Процедура виставлення інвойсу
- Особа, відповідальна за оформлення: Інвойс зазвичай виставляється відправником або співробітником підприємства, який має відповідні повноваження. Це може бути співробітник, який займається відправкою товарів за кордон або особа, відповідальна за оформлення та підписання документів. Тільки особи, уповноважені підприємством, мають право підписувати інвойси і інші супутні документи. Це забезпечує правову силу і точність оформлених документів.
- Мова інвойсу: Інвойси в міжнародній торгівлі зазвичай оформляються англійською мовою. Це пов'язано з тим, що англійська є міжнародною мовою бізнесу та торгівлі. Тому для забезпечення зрозумілості і єдиного стандарту документи заповнюються англійською мовою. У деяких випадках можуть знадобитися переклади інвойсу на мови країн-реципієнтів, якщо це вимога місцевого законодавства або для зручності клієнтів.
- Оформлення інвойсу: Інвойс повинен містити всі необхідні реквізити, такі як дані про постачальника і покупця, деталі товарів або послуг, ціни, умови оплати та доставки, і т.д. Важливо забезпечити точність усіх даних, щоб уникнути проблем з оплатою або митним оформленням. Інвойси можуть бути оформлені у паперовому або електронному форматі. Сучасні системи обліку і автоматизації часто використовують електронні інвойси для спрощення процесів і зменшення можливих помилок.
Допомога юриста при складенні інвойсу:
Ось види юридичних послуг в розрізі складення товаросупровідних документів:
- Перевірка відповідності законодавству та правовий аналіз ситуації:
Юридичні вимоги: Юрист перевіряє, чи відповідає інвойс вимогам законодавства країни, де здійснюється бізнес, зокрема вимогам податкового і бухгалтерського законодавства.
Міжнародні угоди: Якщо бізнес має міжнародний характер, юрист забезпечить відповідність інвойсу міжнародним стандартам і вимогам різних країн.
- Послуги юриста при оформленні інвойсу:
Коректність реквізитів: Юристи онлайн допоможуть перевірити коректність інформації про сторони угоди (постачальника та покупця), включаючи юридичні назви компаній, адреси, ідентифікаційні коди тощо.
Товари і послуги: Юрист забезпечить правильність опису товарів або послуг, що відповідає договору та технічним вимогам.
- Умови оплати і доставки:
Умови платежу: Юрист може надати консультації щодо чіткої формулювання умов оплати, таких як терміни, способи оплати, можливі штрафи за прострочення платежів.Умови доставки: Переконається, що умови доставки відповідають укладеному договору і чітко зазначені в інвойсі.
- Консультація юриста щодо податкових аспектів:
Включення ПДВ: Перевірка правильності нарахування і вказування податку на додану вартість (ПДВ), якщо це застосовно. Юрист забезпечить відповідність з податковим законодавством і міжнародними податковими угодами.
Митні збори: Консультація щодо митних зборів і зборів, які повинні бути зазначені в інвойсі для міжнародних поставок.
- Послуги адвоката при вирішенні спорів:
Спори: Адвокат може допомогти в разі виникнення суперечок з клієнтом або контрагентом через невірно оформлений інвойс або несплату.
Врегулювання: Консультації щодо можливих способів досудового врегулювання спірних ситуацій.
Висновок
Інвойс є критично важливим документом в комерційних відносинах, який забезпечує чіткість і прозорість фінансових транзакцій. Порада юриста стосовно оформлення інвойсу допоможе зменшити ризики і забезпечити відповідність всім необхідним вимогам, що в свою чергу сприятиме успішному веденню бізнесу і уникненню правових проблем.
