Дата публікації: 10.03.2023
Працюю юристом з 2015 року.
Документи, які складені органами державної або місцевої влади можна використовувати на територіях іноземних держав при відповідному їх посвідченні, крім випадків коли інше передбачене у міжнародних угодах.
Найпоширенішими способами посвідчення документів є консульська легалізація та апостилювання.
Консульська легалізація документів передбачена Віденською конвенцією «Про консульські зносини», міжнародними угодами, законами нашої країни та Інструкцією щодо порядку консульської легалізації документів.
Легалізація офіційних документів в консульстві – це порядок встановлення дійсності документів та засвідчення оригінальності підписів осіб, які їх підписали, а також оригінальності печатки або штампу, яким скріплений документ.
Офіційними паперами є ті, що підтверджують юридичні факти з настанням яких виникли в осіб права та зобов’язання.
Консульська легалізація документів в Україні здійснюється працівниками Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, консульськими посадовими особами закордонної дипломатичної установи України, Представництв Міністерства закордонних справ на нашій території.
Не легалізуються:
- папери, які порушують законодавство, завдають шкоди нашій державі;
- паспорти, трудові книжки, військові квитки, листи, дозволи на зброю, свідоцтва про право власності на транспортні засоби;
- документи у змісті яких явно перевищенні повноваження посадових осіб.
Слід звернути увагу на те, що посадові особи не мають право провести легалізацію документів, які належать до їх інтересів або членів їх сімей.
До документів, що підлягають легалізації є низка вимог. Наприклад, ті документи, що подаються на двох та більше листках нумеруються, зшиваються та скріплюються підписом. Не приймають документи, які є пошкодженими, текст яких не можливо прочитати або викладений декількома мовами. Підписи мають бути чітко видними.
Наступні офіційні папери легалізуються в консульській службі України:
- документи про закінчення освіти, що мають міжнародний зразок;
- довідки, які видані державним архівом;
- свідоцтва, що підтверджують юридичні факти;
- нотаріально засвідчені документи.
Так, офіційні папери, які видані ДРАЦСом за часи незалежної нашої держави спочатку засвідчуються в цьому органі, а потім легалізуються у посольстві для майбутнього використання за межами країни.
Документи, що видані до 1991 року підлягають нотаріальному посвідченню та поданню Міністерству юстиції України для подальшої підготовки до легалізації. Потім документи подаються Міністерству закордонних справ України.
На кінцевому етапі підготовки документів, вони подаються у посольство або в консульство країни куди вони пред’являються.
Україна 2002 року приєдналася до Гаазької конвенції, згідно з якою закордонні документи не підлягають легалізації, а дозволяється проставляти лише апостиль.
Також, Україна приймає документи іноземної країни учасниці Конвенції без їх легалізації.
Консульська легалізація потребує додаткових знань. Тому радимо звертатися до адвоката, який наддасть вам правову консультацію. Крім того, фахівець допоможе зібрати пакет документів та подати їх в посольство.
