ФОП веде спрощений бухгалтерський облік. При цьому чи потрібно додатково вести кадровий та зарплатний облік.

Отже, дотримання вимог щодо кадрового та зарплатного обліку є важливим для уникнення штрафів та забезпечення відповідності законодавству. Адвокат із податкових спорів може надати вичерпний перелік документів для ведення кадрового та зарплатного обліку враховуючи їхні індивідуальні потреби та обставини.

При веденні кадрового обліку ФОП повинен мати наступні документи:

1. 1. Трудовий договір - для кожного співробітника (включаючи себе, якщо ви є єдиним співробітником вашого підприємства) повинна бути угода про працевлаштування, яка встановлює умови праці та права та обов'язки сторін.
2. 2. Трудові книжки - якщо ваші працівники мають трудові книжки, вони повинні бути ведені та підтверджені відповідними записами.
3. 3. Особова картка - ФОП зобов'язаний вести особові картки для кожного працівника.
4. 4. Наказ про приняття на роботу - цей документ підтверджує факт прийняття нового працівника на роботу та встановлює умови праці. Наказ підписується керівником підприємства або уповноваженою особою. Наказ може бути оформлений в письмовій формі або в електронному вигляді з електронним підписом.
5. 5. Посадова інструкція - це документ, який описує обов'язки, повноваження, відповідальність і вимоги до виконання певної посади в організації. Вона надає детальний опис робочих обов'язків та очікуваних результатів від працівника, який займає цю посаду. Посадова інструкція допомагає ясно визначити очікування від працівника та сприяє ефективному управлінню трудовими відносинами.
6. 6. Штатний розпис - визначає кількість та структуру посад у підприємстві або організації, а також обсяги функцій і обов'язків, пов'язаних з кожною посадою. Штатний розпис допомагає підприємству або організації чітко організувати робочі процеси, розподілити обов'язки та визначити потребу в персоналі для досягнення цілей бізнесу.
7. 7. Графік змінності - визначає розклад робочого часу для працівників змінного графіка роботи. Зазвичай це застосовується у сферах, де потрібно забезпечити безперервність роботи протягом доби або добового циклу, таких як виробництво, медична сфера, транспорт тощо. Графік змінності допомагає організації ефективно управляти робочим часом працівників і забезпечити безперервність виробничого процесу або надання послуг. Такий підхід може також допомогти у плануванні робочих годин для кожного працівника, враховуючи їхні індивідуальні потреби та обставини.
8. 8. Штатний розпис - визначає кількість і структуру посад у підприємстві або організації. Він відображає склад персоналу та розподіл обов'язків і відповідальності між різними посадами. Штатний розпис є важливим інструментом для планування персоналу, бюджетування та управління ресурсами в організації. Він допомагає забезпечити необхідну кількість працівників з відповідними навичками і кваліфікацією для ефективного функціонування бізнесу.
9. 9. Табель обліку робочого часу - фіксує фактичний робочий час працівників протягом певного періоду часу. Цей документ є важливим для контролю за виконанням робочого графіка, обчислення заробітної плати та відпусток. Табель обліку робочого часу дозволяє ведення точного обліку робочого часу кожного працівника, що є важливим для відповідності законодавству та правилам організації. Також він допомагає у розрахунку заробітної плати, визначенні відпусток та інших аспектах управління персоналом.
10. 10. Розрахункова відомість про виплату заробітної плати. Це можуть бути платіжні відомості, квитанції про виплату зарплати або інші документи, які підтверджують факт виплати заробітної плати.
11. 11. Звіти про виплату заробітної плати та утримання податків і внесків: Ви повинні вести облік виплат заробітної плати та нарахованих на неї податків і внесків і подавати відповідні звіти до контролюючих органів.
12. 12. Документи, пов'язані з відпустками, лікарняними, відпустками по догляду за дитиною тощо - ці документи підтверджують фактичну відсутність працівників або їхніх правах на додаткові відпустки або відпустки за власний рахунок.